POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como, con fundamento en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). Adicionalmente, en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el Responsable del tratamiento.
1.1. Alcance
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de MARIANO AGENCIA FLORAL S.A.S., respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las obligaciones y lineamientos para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. El presente Manual es aplicable a los procesos de MARIANO AGENCIA FLORAL S.A.S. que deban realizar el Tratamiento de los datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado.
1.2. Normatividad Aplicable
- Constitución Política de Colombia
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos:
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 886 de 2014
- Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”.
- Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013).
2.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
2.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados y sensibles:
- 2.3.1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Relativos al estado civil, profesión u oficio, y calidad de comerciante o servidor público.
- 2.3.2. Dato semiprivado: Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, cuyo conocimiento interesa a cierto sector o grupo de personas (ej. información financiera, crediticia, comercial).
- 2.3.3. Dato privado: Información de naturaleza íntima o reservada que solo interesa al titular (ej. números telefónicos, correos electrónicos personales, datos laborales).
- 2.3.4. Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido genere discriminación (ej. origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud y biométricos).
2.4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
2.5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos (MARIANO AGENCIA FLORAL S.A.S.).
2.6. Responsable de administrar las bases de datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos.
2.7. Oficial de protección de Datos: Persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales.
2.8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
2.10. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular.
2.11. Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.12. Transmisión: Comunicación de datos dentro o fuera de Colombia para la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
El artículo 4 de la LEPD establece los principios rectores de aplicación armónica e integral:
- 3.1. Principio de Legalidad: Actividad reglada sujeta a la ley.
- 3.2. Principio de Finalidad: Obedecer a una finalidad legítima informada al Titular.
- 3.3. Principio de Libertad: Ejercicio exclusivo con consentimiento previo, expreso e informado.
- 3.4. Principio de Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta y actualizada.
- 3.5. Principio de Transparencia: Garantía del derecho del Titular a obtener información sobre sus datos.
- 3.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos y la ley.
- 3.7. Principio de Seguridad: Manejo con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias.
- 3.8. Principio de Confidencialidad: Obligación de garantizar reserva de la información.
4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, se requiere autorización del Titular, salvo excepciones legales (información requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, urgencia médica, fines históricos/estadísticos o registro civil).
5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR
La autorización se gestionará por escrito, de forma oral, canales automatizados o conductas inequívocas, informando expresamente la finalidad, el carácter facultativo de datos sensibles, los derechos del Titular y los datos de contacto de MARIANO AGENCIA FLORAL S.A.S.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de las bases de datos es MARIANO AGENCIA FLORAL S.A.S. (NIT 901813025-1):
- Dirección: Calle 44a #54-31, Barrio La Esmeralda, Localidad Teusaquillo, Bogotá D.C.
- Correo electrónico: marianoagenciafloral@gmail.com
- Teléfono / WhatsApp: +57 320 8445431
7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
MARIANO AGENCIA FLORAL S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales para la ejecución de contratos, gestión de pedidos florales, confirmación de compras, atención al cliente, marketing, prospección comercial, analítica web y cumplimiento de obligaciones legales.
8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Los datos personales incorporados se mantendrán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las normas especiales de conservación.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conforme al artículo 8 de la LEPD, los Titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informados sobre el uso dado, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
9.1. Derecho de acceso o consulta
9.2. Derechos de quejas y reclamos (corrección, supresión, revocación, infracción)
9.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización
9.4. Derecho a presentar quejas ante la SIC
10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
Se realiza respetando el interés superior y los derechos fundamentales de los menores, obteniendo previa autorización del representante legal tras escuchar la opinión del menor.
11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Garantizar el habeas data, conservar la autorización, informar finalidades, tramitar consultas/reclamos y adoptar manuales internos de seguridad.
12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Conservar información bajo condiciones de seguridad, actualizarla oportunamente, tramitar reclamos y cumplir instrucciones de la SIC.
13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS
A través del correo electrónico marianoagenciafloral@gmail.com y dirección física en Bogotá D.C.
14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS
Las consultas se resolverán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, cumpliendo con los requisitos de identificación establecidos por la ley.
15. TRATAMIENTO DE DATOS EN SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
Utilizados con fines estrictamente de seguridad, informados mediante avisos visibles y con almacenamiento restringido.
16. MEDIDAS DE SEGURIDAD (POLÍTICA INTERNA)
Implementación de medidas técnicas, humanas y administrativas estructuradas en cuatro niveles de seguridad:
| Nivel | Ámbito / Tipo de Base | Medidas y Controles Implementados |
|---|---|---|
| TABLA I | Comunes (Todos los datos) | Gestión de documentos, control de acceso limitado por funciones, registro de incidencias y Manual Interno de Seguridad. |
| TABLA II | Bases automatizadas y no automatizadas | Archivos seguros, custodia física, identificación de usuarios y contraseñas con caducidad, redes seguras. |
| TABLA III | Datos Privados | Auditorías periódicas, designación de administradores de bases de datos, cifrado en transmisiones. |
| TABLA IV | Datos Sensibles | Control de acceso restringido con etiquetado confidencial, cifrado de almacenamiento y uso de redes virtuales privadas (VPN). |
17. COOKIES O WEB BUGS
Uso de cookies propias y de terceros para analítica web y personalización de la experiencia. El usuario puede deshabilitarlas en la configuración de su navegador (Chrome, Edge, Firefox, Safari).
18. PROTOCOLO DE GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD
Procedimiento documentado para identificar, contener, mitigar y reportar incidentes de seguridad ante la SIC y entes de control dentro de los plazos legales establecidos.
19. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS
Gestión orientada a mitigar amenazas derivadas de criminalidad, sucesos físicos y negligencia o decisiones institucionales.
20. ENTREGA DE DATOS A LAS AUTORIDADES
Verificación de legalidad y pertinencia previa a la entrega de información por orden judicial o administrativa.
21. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
Realizadas bajo los estándares exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y contratos de transmisión de datos.
22. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS
Recopilados exclusivamente por motivos de seguridad y control de acceso bajo estrictas medidas de cifrado.
23. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
Inscripción de bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normatividad vigente.
24. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Compromiso institucional permanente de protección, respaldo tecnológico, uso de protocolos seguros y desarrollo seguro de software.
25. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Trazabilidad, codificación, conservación y disposición final de documentos físicos y digitales que contengan datos personales.
26. VIGENCIA
La presente política rige a partir de su publicación oficial y actualización en los canales digitales de MARIANO AGENCIA FLORAL S.A.S.
27. APÉNDICE
Disposiciones aplicables según la estructura y necesidades operativas de la agencia.